Gizlilik Politikası

Gizlilik Politikası

VTC SAĞLIK HİZMETLERİ SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (VITRIN CLINIC)

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

VTC Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi ("Vitrin Clinic", "biz" veya "Şirket"), kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini hasta bakımının temel bir parçası olarak kabul eder. Bu yaklaşım; hastalarımızın, potansiyel hastalarımızın, web sitesi ziyaretçilerimizin ve iş ortaklarımızın verileri için geçerlidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" veya "Kanun") kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizi, aşağıda açıklandığı şekilde, Kanun'a ve dürüstlük kuralına uygun olarak işler, kaydeder ve saklarız. Verilerinizi üçüncü kişilerle yalnızca kanunun izin verdiği durumlarda paylaşırız.

Bu aydınlatma metni; İstanbul Başakşehir'deki kliniğimizde, web sitemizde (www.vitrinclinic.com ve dil versiyonları), hasta koordinasyon ekibimiz aracılığıyla ve sizinle iletişim kurmak için kullandığımız diğer tüm kanallarda yürütülen her türlü kişisel veri işleme faaliyetini kapsar. Türkiye'den ve pek çok farklı ülkeden hasta kabul ettiğimiz için uluslararası kabul görmüş veri koruma ilkelerine de uyarız: şeffaflık, veri minimizasyonu, amaçla sınırlılık, gizlilik, güvenlik, hesap verebilirlik ve haklarınıza saygı.

1. İşlediğimiz Kişisel Veri Kategorileri

Diş tedavisi ve sağlık turizmi hizmetlerimizin niteliği gereği aşağıdaki veri kategorilerini işleriz. Bu verilerin bir kısmını doğrudan siz verirsiniz; diğerleri ise hizmetlerimizi sunarken otomatik veya yarı otomatik yollarla toplanır.

2. Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız

Verilerinizi yalnızca aşağıda belirtilen belirli amaçlarla işleriz. KVKK'nın 4, 5 ve 6. maddelerindeki ilkelere uyar ve her amaç için gerekenden fazla veri toplamayız.

A. Teşhis, Tedavi ve Bakım

Sağlık ve kimlik verilerinizi şu amaçlarla işleriz:

• dişlerinizi ve ağzınızı muayene ederek teşhis koymak

• tedavi planınızı hazırlamak

• cerrahi, restoratif ve estetik diş işlemlerini gerçekleştirmek

• kron, lamina, implant üstü restorasyon ve diğer protezlerinizi yaptırmak ve uygulamak

• tedaviniz için gerekli ilaç ve malzemeleri temin etmek

• tedavi sonrası bakımınızı ve kontrollerinizi yönetmek

Kesin teşhisler, tedavi kararları ve klinik öneriler her zaman lisanslı diş hekimleri tarafından usulüne uygun bir klinik süreç dahilinde verilir. Bu, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu ve 663 sayılı Kanun Hükmünde Kararname kapsamındaki temel faaliyetimizdir.

B. Ücretsiz Danışmanlık ve Uzaktan İletişim

Bize web sitesi formlarımız, ücretsiz online danışmanlık, WhatsApp, telefon, e-posta, SMS veya sosyal medya üzerinden ulaşabilirsiniz. Bu durumda kimlik ve iletişim bilgilerinizi ve fotoğraf veya röntgen gibi paylaşmayı tercih ettiğiniz bilgileri işleriz. Bu bilgileri sorularınızı yanıtlamak, ön değerlendirme yapmak, tedavi seçeneklerinizi açıklamak, randevunuzu planlamak ve klinik değerlendirmenize hazırlanmak için kullanırız.

Bu şekilde paylaşılan bilgiler bakımınızın hazırlanmasına yardımcı olur ancak kesin teşhis niteliği taşımaz. Uzaktan iletişim, gerekli olduğu durumlarda yüz yüze muayenenin yerini tutmaz ve tüm kesin klinik kararlar, lisanslı bir diş hekimi tarafından usulüne uygun klinik süreç izlenerek verilir.

C. Sağlık Turizmi ve Seyahat Lojistiği

Başka şehir veya ülkelerden bize gelen hastalar için kimlik, iletişim ve seyahat verilerini şu amaçlarla işleriz:

• havalimanı, otel ve klinik transferlerini organize etmek

• konaklama rezervasyonu yapmak

• davet mektubu düzenlenmesi dahil vize başvurularına destek olmak

• tercümanlık ve hasta koordinasyon hizmetleri sunmak

D. Hukuki ve İdari Yükümlülükler

Verilerinizi aşağıdakiler dahil hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için işleriz:

• T.C. Sağlık Bakanlığı, İl Sağlık Müdürlüğü, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ve diğer kamu kurumlarına yapılması zorunlu bildirimleri yapmak (örneğin e-Nabız)

• fatura düzenlemek, vergi ödemek ve mali mutabakatları tamamlamak

• hasta dosyalarını mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklamak

E. Hasta İlişkileri ve Hizmet Kalitesi

Verilerinizi SMS, telefon, WhatsApp ve e-posta yoluyla randevu hatırlatmaları göndermek, hasta memnuniyeti anketleri yapmak, talep ve şikâyetlerinizi incelemek ve hasta koordinasyon hizmetimizin kalitesini yüksek tutmak için işleriz.

F. Tanıtım ve Pazarlama (Yalnızca Açık Rızanızla)

Ayrıca vereceğiniz açık rızanızla verilerinizi şu amaçlarla kullanabiliriz:

• size kişiselleştirilmiş tedavi önerileri göndermek

• yeni hizmetler ve kampanyalar hakkında sizi bilgilendirmek

• öncesi-sonrası görselleri ve hasta görüşleri dahil başarı hikâyenizi web sitemizde ve sosyal medya kanallarımızda paylaşmak

Sağlık verilerini pazarlama amacıyla kullanmamız, öncesi-sonrası görselleri veya hasta görüşlerini yayımlamamız ya da ticari elektronik ileti göndermemiz, ancak her biri için ayrı ayrı ve özgür iradenizle açık rıza vermenizden sonra mümkündür. Bu rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

3. Verilerinizi Toplama Yöntemimiz ve Hukuki Sebeplerimiz

Kişisel verilerinizi aşağıdaki kanallar aracılığıyla sözlü, yazılı, görsel veya elektronik ortamda toplarız:

• kliniğimiz

• web sitemiz (vitrinclinic.com ve dil versiyonları)

• hasta koordinasyon ekibimiz ve çağrı merkezimiz

• e-posta, SMS ve WhatsApp

• sosyal medya platformları (Facebook, Instagram, TikTok, X, LinkedIn ve YouTube dahil)

• yetkili iş ortaklarımız

Bu kanallar uzaktan iletişim için kullanıldığında bilgileri Bölüm 2(B)'de açıklanan amaçlarla, yani tedavi öncesi sorularınızı yanıtlamak, randevunuzu planlamak ve klinik değerlendirmenize hazırlanmak için toplarız.

Verilerinizi aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işleriz:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi: Sağlık Bakanlığı mevzuatı, Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili düzenlemeler.

• Sözleşmenin ifası: Sizinle Vitrin Clinic arasında kararlaştırılan tedavi ve hizmetlerin sunulması.

• Rıza alınmasının fiili imkânsızlığı: Örneğin bilinci kapalı olduğu için rıza veremeyen bir hastanın hayatının veya beden bütünlüğünün korunması.

• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi: Kurumlara bildirim, kayıtların saklanması ve veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin yasal görevlerimizin yerine getirilmesi.

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: Hukuki bir uyuşmazlıkta işlemenin gerekli olması.

• Tıbbi teşhis ve tedavi (KVKK m. 6/3): Tedavi ve bakım hizmeti sunmak amacıyla, sağlık verilerinin sır saklama yükümlülüğü altındaki diş hekimleri ve sağlık personeli tarafından işlenmesi.

• Veri sorumlusunun meşru menfaati: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla randevuların yönetimi, kliniğimizin fiziki güvenliğinin sağlanması (kamera kayıtları dahil) ve süreçlerimizin iyileştirilmesi.

• Açık rıza: Pazarlama, tedavi görsellerinin ve hasta görüşlerinin paylaşılması ve verilerin yurt dışına aktarılması gibi belirli faaliyetler için ayrıca alınır.

4. Verilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz

Yukarıdaki amaçlara ulaşmak için kişisel verilerinizi KVKK'nın 8. maddesi (yurt içine aktarım) ve 9. maddesi (yurt dışına aktarım) kapsamında aşağıdaki alıcılarla paylaşabiliriz. Her durumda yalnızca alıcının ilgili amaç için ihtiyaç duyduğu verileri paylaşırız.

• Kamu kurum ve kuruluşları: Kanunun gerektirdiği hallerde T.C. Sağlık Bakanlığı, İl Sağlık Müdürlüğü, kolluk kuvvetleri, mahkemeler ve icra daireleri, vergi daireleri ve SGK.

• Tıbbi iş ortakları: Protez üreten diş laboratuvarları, görüntüleme ve tanı merkezleri ile konsültan uzman hekimler.

• Hizmet sağlayıcılar: BT altyapısı, veritabanı ve sunucu sağlayıcıları, mali müşavirler, avukatlar ve tercüme büroları.

• Turizm ve lojistik iş ortakları: Anlaşmalı oteller ve transfer şirketleri. Bunlara yalnızca konaklamanızı ve ulaşımınızı organize etmek için gereken kimlik ve konum bilgileri iletilir.

• Yurt dışındaki alıcılar: Uygulanabildiği durumlarda kendi sigorta şirketiniz ve kullandığımız küresel teknoloji sağlayıcılarının (Google, Meta ve WhatsApp gibi) Türkiye dışında bulunabilen sunucuları. Verileri yurt dışına yalnızca Kanun'un 9. maddesine uygun olarak ve aşağıdaki dayanaklardan birine istinaden aktarırız:

  • açık rızanız

  • Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli koruma bulunduğuna karar verilen bir ülkeye aktarım

  • imzalanarak Kurul'a bildirilen Standart Sözleşmeler gibi uygun güvenceler

• Mobil mesajlaşma gizliliği: Cep telefonu numaranızı veya SMS ile bilgilendirme almaya ilişkin onayınızı, kendi pazarlama veya tanıtım amaçları için hiçbir üçüncü kişi, bağlı şirket veya iş ortağıyla paylaşmaz, satmaz veya ifşa etmeyiz. SMS onayınızı üçüncü kişilerle paylaşmayız. Cep telefonu numaranızı yalnızca talep ettiğiniz veya almayı kabul ettiğiniz mesajları göndermek için kullanırız.

5. Veri Güvenliği, Hasta Mahremiyeti ve Gizlilik

Vitrin Clinic, kişisel verilerinizi ve özellikle sağlık verilerinizi kayba, hırsızlığa, yetkisiz erişime, değiştirilmeye ve ifşaya karşı korumayı taahhüt eder. Bunu, yasal gereklilikler ve kabul görmüş sağlık mahremiyeti ile bilgi güvenliği standartları doğrultusunda düzenli olarak gözden geçirdiğimiz idari, fiziki ve teknik tedbirlerle sağlarız.

Gizlilik ve Yetkili Erişim

Hasta kayıtlarına yalnızca işini yapabilmek için bu kayıtlara ihtiyaç duyan personel erişebilir. Erişim yetkileri her kişinin görevine göre belirlenir ve düzenli olarak gözden geçirilir. Bizimle çalışan herkes, hem bizimle çalıştığı süre boyunca hem de ayrıldıktan sonra hasta bilgilerini gizli tutmak zorundadır.

Doğru ve Eksiksiz Tıbbi Kayıtlar

Bakımınızın kesintisiz, kaliteli ve güvenli olması için kişisel ve tıbbi bilgilerinizin doğru, eksiksiz ve güncel tutulmasına yönelik makul adımları atarız. Kayıtlar yetkisiz değiştirme, silme veya ifşaya karşı korunur.

Erişim Takibi ve Denetim Kayıtları

Elektronik hasta kayıtlarına erişmek için her kullanıcının kendi kimlik bilgileriyle oturum açması gerekir. Mevzuata, iç politikalarımıza ve bilgi güvenliği kurallarımıza uyduğumuzu doğrulamak amacıyla sistem erişimleri ve işlemler kayıt altına alınabilir ve izlenebilir.

Fiziki, İdari ve Teknik Tedbirler

Tedbirlerimiz sisteme ve verinin hassasiyetine göre değişir. Bunlar şunları içerebilir:

• tesislerimize ve kayıtlarımıza kontrollü fiziki erişim

• güvenli bilgi sistemleri ve güvenli veri iletimi

• uygun durumlarda şifreleme

• role dayalı erişim

• düzenli yedekleme

• antivirüs koruması ve güvenlik duvarları

• periyodik güvenlik incelemeleri

Personelin Gizlilik Yükümlülüğü ve Eğitimi

Kişisel verilere erişebilecek tüm çalışanlar, danışmanlar, yükleniciler ve üçüncü taraf personeli gizlilik yükümlülüklerimize uymak zorundadır ve gizlilik ile veri koruma konusunda uygun eğitim alır. Kişisel verileri bir tedarikçiye veya veri işleyene emanet etmeden önce onları dikkatle değerlendirir ve sözleşmeyle veri koruma yükümlülüklerine bağlarız.

Bakımın Her Aşamasında Mahremiyetiniz

Mahremiyetinizi kayıt, danışmanlık, muayene, teşhis, tedavi, iletişim ve kayıt tutma dahil her aşamada koruruz. Hasta bilgilerini yalnızca kanunun izin verdiği durumlarda, gerektiğinde rızanızla veya hukuki bir yükümlülüğü yerine getirmek için kullanır ya da paylaşırız. Bakımınız boyunca onurunuza ve mahremiyetinize saygı göstermek için azami özeni gösteririz.

Veri İhlallerinin Yönetimi

Kişisel veri ihlallerini tespit etmek, değerlendirmek, yönetmek ve bunlara müdahale etmek için prosedürlerimiz bulunmaktadır. Bir ihlal yaşanması halinde derhal düzeltici önlemler alırız. Kanunun gerektirdiği durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na 72 saat içinde bildirimde bulunur ve ilgili kişileri bilgilendiririz.

Sürekli İyileştirme

Mevzuata, uluslararası standartlara ve kendi politikalarımıza uyumu sürdürmek için gizlilik ve bilgi güvenliği uygulamalarımızı düzenli olarak gözden geçiririz. Risk değerlendirmeleri, denetimler, olay raporları ve yeni teknolojiler doğrultusunda iyileştirmeler yaparız.

6. Verilerinizi Ne Kadar Süre Saklıyoruz

Kişisel verilerinizi ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklarız. Bu süreler şunları içerir:

• Hasta tıbbi kayıtları: Tedavinin bitiminden itibaren 20 yıl.

• Vefat eden hastalara ait kayıtlar: 30 yıl.

• Adli vaka kayıtları: Uygulanacak yasal zamanaşımı süresi boyunca (en az 20 yıl).

• Kamera (CCTV) kayıtları: Kayıt sisteminin kapasitesine bağlı olarak yaklaşık [X] ay.

• Muhasebe ve ticari kayıtlar: 10 yıl.

• Tedaviyle sonuçlanmayan danışma talepleri: Bizimle son iletişiminizden itibaren [X] yıl.

Saklama süresi sona erdiğinde veriler, Vitrin Clinic Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası'na uygun olarak periyodik incelemelerimizde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. İlgili Kişi Olarak Haklarınız (KVKK Madde 11)

İlgili kişi olarak Vitrin Clinic'e başvurarak:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,

• KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

8. Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz

Talepte bulunmak için Veri Sorumlusuna Başvuru Formu'nu doldurarak aşağıdaki kanallardan biriyle bize iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: Şahsen (kimliğinizi tevsik eden bir belge ile) veya noter aracılığıyla İkitelli OSB Mah., Süleyman Demirel Bulvarı, Demirciler Sanayi Sitesi No: 4/1, İç Kapı No: 2, Başakşehir / İstanbul adresine. Lütfen zarfın üzerine "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi" yazınız.

• Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile: Güvenli elektronik imza ile imzalanmış olarak [email protected] adresine.

• E-posta ile: Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine. Lütfen konu satırına "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi" yazınız.

Talebinizi işleme almadan önce kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz.

Talebinizi, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kanun'un 13. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücreti talep edebiliriz.

Veri Sorumlusu: VTC Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. Adres: İkitelli OSB Mah., Süleyman Demirel Bulvarı, Demirciler Sanayi Sitesi No: 4/1, İç Kapı No: 2, Başakşehir / İstanbul E-posta: [email protected] KEP: [email protected] Telefon: +90 545 103 6000

VITRIN CLINIC ÇEREZ POLİTİKASI

Yürürlük Tarihi: [GG Ay 2026]

1. Giriş ve Amaç

Vitrin Clinic (VTC Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.), www.vitrinclinic.com adresinde çerezler, pikseller, yerel depolama ve benzeri izleme teknolojileri kullanır. Bunları deneyiminizi iyileştirmek, sitenin performansını ölçmek ve size ilgi alanlarınıza uygun içerik göstermek için kullanırız. Bu politika, bu teknolojilerin ne olduğunu, bunları nasıl kullandığımızı ve tercihlerinizi nasıl yönetebileceğinizi açıklar.

2. Çerez Nedir?

Çerez, bir web sitesini ziyaret ettiğinizde tarayıcınızın cihazınıza (bilgisayar, tablet veya telefon) kaydettiği küçük bir veri dosyasıdır. Web sitesi ile cihazınız arasında bilgi alışverişi yapılmasını sağlar. Çerezler, sitenin sizi (örneğin dil tercihinizi veya oturumunuzu) hatırlamasına ve daha verimli çalışmasına yardımcı olur.

3. Kullandığımız Çerez Türleri

Web sitemizdeki çerezler dört kategoriye ayrılır.

A. Zorunlu Çerezler

Bu çerezler web sitesinin çalışmasını ve güvenliğini sağlar ve sayfalar arasında gezinme, danışma formunu açma ve gizlilik tercihlerinizi kaydetme gibi temel özellikleri kullanmanıza olanak tanır. Pazarlama amacıyla kullanılmaz ve onayınızı gerektirmez. Bunları tarayıcı ayarlarınızdan engellerseniz sitenin bazı bölümleri çalışmayabilir.

Örnekler: oturum kimliği, güvenlik belirteçleri, çerez onayınızın kaydı.

B. Analitik ve Performans Çerezleri

Bu çerezler, ziyaretçilerin web sitemizi nasıl kullandığını, yani trafiğin nereden geldiğini ve hangi sayfaların en çok ilgi gördüğünü gösterir. Bu bilgileri sitenin performansını ve deneyiminizi iyileştirmek için kullanırız. Veriler toplu ve anonimdir; sizi doğrudan tanımlamaz.

Kullanılan hizmetler: Google Analytics 4 [siteye uygun şekilde araç ekleyin veya çıkarın].

Ölçtükleri: ziyaretçi sayısı, hemen çıkma oranı ve her sayfada geçirilen süre.

C. İşlevsel Çerezler

Bu çerezler, dil veya bölge gibi yaptığınız seçimleri hatırlar; böylece site size daha kişiselleştirilmiş özellikler sunabilir.

Örnekler: dil tercihi, canlı destek veya WhatsApp eklentisi ayarları.

D. Hedefleme ve Reklam Çerezleri

Bu çerezler, sitemizi nasıl kullandığınıza bağlı olarak diğer web sitelerinde ve sosyal medya platformlarında (Facebook, Instagram, TikTok ve Google gibi) size ilgili reklamlar göstermemize yardımcı olur. Vitrin Clinic veya reklam iş ortaklarımız tarafından yerleştirilebilirler. Yalnızca "Kabul Et" seçeneğine tıklayarak açık rıza vermeniz halinde etkinleştirilirler. Rıza vermezseniz size özel reklamlar yerine genel reklamlar görürsünüz.

Kullanılan hizmetler: Meta (Facebook) Pixel, Google Ads, TikTok Pixel [siteye uygun şekilde araç ekleyin veya çıkarın].

4. Web Sitemizde Kullanılan Çerezler

[Doğrulanacak]: Bu tabloyu vitrinclinic.com'da fiilen kullanılan çerezlerle değiştirin. Bunları bir çerez taraması ile veya tarayıcınızın geliştirici araçlarından bulabilirsiniz.

5. Çerez Tercihlerinizin Yönetimi

Web sitemizi ilk ziyaret ettiğinizde bir çerez bildirimi tercihlerinizi sorar:

• Tümünü Kabul Et: tüm çerez kategorilerine izin verir.

• Tercihleri Yönet: analitik ve pazarlama çerezlerini ayrı ayrı açıp kapatmanızı sağlar.

• Reddet: yalnızca zorunlu çerezlere izin verir ve diğerlerini engeller.

Tercihinizi dilediğiniz zaman web sitemizin altındaki "Çerez Ayarları" bağlantısından değiştirebilirsiniz. Çerezleri tarayıcınızdan da silebilir veya engelleyebilirsiniz:

• Google Chrome: Ayarlar > Gizlilik ve güvenlik > Üçüncü taraf çerezleri

• Mozilla Firefox: Ayarlar > Gizlilik ve Güvenlik

• Safari: Ayarlar > Gizlilik

• Microsoft Edge: Ayarlar > Çerezler ve site izinleri

6. İletişim

Bu Çerez Politikası veya kişisel verileriniz hakkında sorularınız varsa lütfen yukarıdaki Aydınlatma Metni'ni okuyun veya [email protected] adresine e-posta gönderin.