Gizlilik Politikası
VTC Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. (Vitrin Clinic) – Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
Son güncelleme: 22 Ekim 2026
VTC Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. ("Vitrin Clinic") olarak, İstanbul'daki kliniğimizde, vitrinclinic.com web sitemiz ve dil versiyonlarında, telefon, WhatsApp, e-posta ve sosyal medya kanallarımızda yurt içinden ve yurt dışından gelen hastalarımıza ağız ve diş sağlığı hizmeti veriyoruz.
Veri sorumlusu sıfatıyla bu Aydınlatma Metni'ni, kişisel verilerinizi nasıl işlediğimizi açıklamak amacıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca hazırladık. Kişisel verilerinizi yalnızca mevzuatın izin verdiği hâllerde üçüncü kişilerle paylaşırız.
Veri sorumlusu
• Unvan: VTC Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.
• Sağlık tesisi: Özel Vitrin Clinic Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği
• Yetki belgesi: T.C. Sağlık Bakanlığı tarafından 13.11.2024 tarihinde verilen Uluslararası Sağlık Turizmi Yetki Belgesi, Belge No: ST-4320
• Adres: İkitelli OSB Mah., Süleyman Demirel Bulvarı, Demirciler Sanayi Sitesi No: 4/1, İç Kapı No: 2, Başakşehir / İstanbul, Türkiye
• Telefon / WhatsApp: +90 545 103 6000
• E-posta: [email protected]
• KVKK başvuruları: [email protected]
• KEP adresi: [email protected]
1. İşlediğimiz Kişisel Veri Kategorileri
Kategori Veriler
Kimlik Ad soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, hasta dosya numarası; yabancı uyruklu hastalar için pasaport numarası ve uyruk
İletişim Cep ve sabit telefon numarası, e-posta adresi, ev adresi, ülke ve şehir, acil durumda ulaşılacak kişinin adı ve telefonu
Sağlık verileri (özel nitelikli) Diş ve tıbbi geçmiş (anamnez), panoramik ve periapikal röntgenler, tomografi (CBCT) görüntüleri, ağız içi ve ağız dışı fotoğraflar, gülüş tasarımı ve ağız içi tarama kayıtları, tedavi planları, reçeteler, laboratuvar sonuçları, kronik hastalıklar, alerjiler, kullanılan ilaçlar, gebelik durumu
Görsel ve işitsel kayıtlar Klinik içi güvenlik kamerası (CCTV) kayıtları (ses kaydı yalnızca özel olarak işaretlenmiş noktalarda), uygulanabildiği durumlarda çağrı kayıtları, gülüşünüzün tedavi öncesi ve sonrası fotoğraf ve videoları
Finans Ödeme tutarı ve tarihi, maskelenmiş kart bilgisi (son dört hane), faturalar, ödeme planları, iade için IBAN, gerektiğinde sigorta bilgileri. Tam kart bilgileri Vitrin Clinic tarafından görülmez ve saklanmaz.
Pazarlama ve işlem güvenliği Çerez kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi, gezinme hareketleri), kampanya tercihleri, anket yanıtları, danışmanlık ve iletişim formlarıyla gönderilen mesajlar
Seyahat ve lojistik Uçuş tarihi, saati ve rezervasyon kodu, otel rezervasyonu, transfer alış noktası, davet mektubu için gereken pasaport bilgileri
2. Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız
• A. Teşhis, tedavi ve bakım: Muayene, teşhis, tedavi planlaması, diş tedavileri, protezlerin hazırlanması ve uygulanması, ilaç ve malzeme temini, tedavi sonrası bakım ve kontroller. Nihai klinik kararları ruhsatlı diş hekimleri verir.
• B. Ücretsiz danışmanlık ve uzaktan iletişim: Sorularınızın yanıtlanması, gönderdiğiniz fotoğraf ve röntgenler üzerinden ön değerlendirme yapılması, tedavi seçeneklerinin anlatılması ve randevu planlaması. Uzaktan yapılan görüşmeler nihai teşhis niteliği taşımaz ve yüz yüze muayenenin yerini tutmaz.
• C. Sağlık turizmi ve seyahat organizasyonu: Havalimanı, otel ve klinik transferlerinin düzenlenmesi, konaklama rezervasyonu, vize başvurusuna destek (davet mektubu dahil), tercümanlık ve koordinasyon.
• D. Online ödeme, yasal ve idari yükümlülükler: Online ödemelerin alınması, faturalandırma ve iadeler; Sağlık Bakanlığı, İl Sağlık Müdürlüğü, SGK ve diğer kurumlara yapılan bildirimler (örneğin e-Nabız aracılığıyla); vergi ve muhasebe yükümlülükleri; hasta dosyalarının kanuni süreler boyunca saklanması.
• E. Hasta ilişkileri ve hizmet kalitesi: SMS, telefon, WhatsApp ve e-posta ile randevu hatırlatmaları, memnuniyet anketleri, talep ve şikâyetlerin yönetimi ve koordinasyon standartlarımızın sürdürülmesi.
• F. Tanıtım ve pazarlama (yalnızca açık rızanızla): Size özel tedavi önerileri, hizmet ve kampanyalarımızla ilgili bilgilendirmeler, başarı hikâyeleri, tedavi öncesi ve sonrası görseller ile hasta yorumlarının paylaşılması. Bunların her biri için ayrı açık rıza alınır ve rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
3. Verilerinizi Toplama Yöntemimiz ve Hukuki Sebeplerimiz
Verileriniz; kliniğimiz, formlar ve online ödeme sayfası dahil vitrinclinic.com web sitemiz ve dil versiyonları, hasta koordinasyon ekibimiz ve çağrı merkezimiz, e-posta, SMS ve WhatsApp, sosyal medya hesaplarımız (Facebook, Instagram, TikTok, X, LinkedIn, YouTube) ve yetkili iş ortaklarımız aracılığıyla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla toplanır.
Verileriniz KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m.5/2-a): Sağlık Bakanlığı mevzuatı, Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuat.
• Fiili imkânsızlık (m.5/2-b): Bilinci kapalı bir hasta gibi rızasını açıklayamayacak durumdaki bir kişinin hayatının veya beden bütünlüğünün korunması.
• Sözleşmenin kurulması ve ifası (m.5/2-c): Randevular ve online ödemeler dahil, kabul ettiğiniz tedavi ve hizmetlerin sunulması.
• Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): Bildirim, kayıt saklama ve veri güvenliği yükümlülükleri.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e): Kayıtların hukuki uyuşmazlıklarda kullanılması.
• Meşru menfaat (m.5/2-f): Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla randevu yönetimi, güvenlik kamerası dahil klinik güvenliği ve süreçlerimizin iyileştirilmesi.
• Tıbbi teşhis ve tedavi (m.6/3): Sağlık verileri; tıbbi teşhis, tedavi ve bakım amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altındaki diş hekimleri ve sağlık personeli tarafından işlenir.
• Açık rıza (m.5/1 ve m.6): Pazarlama, görsel ve hasta yorumlarının paylaşılması ile başka bir hukuki sebebe dayanmayan yurt dışı aktarımlar.
4. Verilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz
Verileriniz yalnızca yukarıdaki amaçlar için gerekli olduğu ölçüde şu kişi ve kuruluşlarla paylaşılır:
• Kamu kurumları: Kanunen gerekli olduğu hâllerde Sağlık Bakanlığı, İl Sağlık Müdürlüğü, kolluk kuvvetleri, mahkemeler, icra daireleri, vergi daireleri ve SGK.
• Sağlık iş ortakları: Diş laboratuvarları, görüntüleme ve tanı merkezleri ve konsültasyon hekimleri.
• Ödeme kuruluşları ve bankalar: Online ödemelerin alınması ve iadelerin yapılması için çalıştığımız ödeme kuruluşu ve bankalar.
• Hizmet sağlayıcılar: Bilgi teknolojileri, veri tabanı ve sunucu hizmeti sağlayıcıları, mali müşavirler, hukuk ve tercüme büroları.
• Turizm ve lojistik ortakları: Anlaşmalı oteller ve transfer firmaları; yalnızca ihtiyaç duydukları kimlik, iletişim ve geliş bilgileriyle sınırlı olarak.
• Yurt dışındaki alıcılar: Uygulanabildiği hâllerde ve talebiniz üzerine sigorta şirketiniz ile sunucuları Türkiye dışında bulunabilen Google, Meta ve WhatsApp gibi küresel teknoloji sağlayıcıları. Yurt dışına aktarımlar KVKK'nın 9. maddesi uyarınca; yeterlilik kararı bulunan ülkelere, Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilen standart sözleşmeler gibi uygun güvencelerle veya açık rızanız dahil m.9/6'da sayılan arızi hâllerde yapılır.
Cep telefonu numaranız ve SMS onayınız, üçüncü kişilerin kendi pazarlama faaliyetleri için hiçbir şekilde paylaşılmaz veya satılmaz. Bu bilgileri yalnızca talep ettiğiniz veya almayı kabul ettiğiniz mesajlar için kullanırız.
5. Veri Güvenliği, Hasta Mahremiyeti ve Gizlilik
• Gizlilik ve yetkili erişim: Kayıtlarınıza yalnızca işi gereği ihtiyaç duyan personel erişebilir. Erişim yetkileri rol bazlıdır ve düzenli olarak gözden geçirilir; personel, bilgileri görevi süresince ve sonrasında gizli tutmakla yükümlüdür.
• Doğru ve eksiksiz tıbbi kayıtlar: Kayıtlarınızın güncel tutulması ve yetkisiz değişiklik, silme veya ifşaya karşı korunması için makul önlemleri alırız.
• Erişim takibi ve kayıt (log) tutma: Sistemlerimize kişiye özel kullanıcı hesaplarıyla girilir; erişimler kayıt altına alınabilir ve izlenebilir.
• Fiziksel, idari ve teknik önlemler: Kontrollü erişimli alanlar, güvenli sistemler ve veri iletimi, uygun hâllerde şifreleme, yedekleme, antivirüs yazılımları, güvenlik duvarları ve periyodik güvenlik değerlendirmeleri.
• Online ödeme güvenliği: Online ödemeler ödeme kuruluşumuz tarafından alınır ve SSL ile 3D Secure ile korunur. Kart numaranız, son kullanma tarihiniz ve güvenlik kodunuz Vitrin Clinic sunucularına ulaşmaz ve saklanmaz.
• Personel gizliliği ve eğitimi: Kişisel verilere erişen herkes gizlilik yükümlülüklerine uyar ve kişisel verilerin korunması eğitimi alır. Tedarikçiler değerlendirilir ve sözleşmeleriyle veri koruma yükümlülüklerine bağlanır.
• Tedavinin her aşamasında mahremiyet: Kayıttan arşivlemeye kadar mahremiyetinizi korur, verilerinizi yalnızca mevzuatın izin verdiği veya rıza verdiğiniz ölçüde kullanırız.
• Veri ihlallerinin yönetimi: Veri ihlallerini tespit etmek, değerlendirmek ve müdahale etmek için prosedürlerimiz vardır. Gerektiğinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na 72 saat içinde bildirim yapar ve etkilenen kişileri bilgilendiririz.
• Sürekli iyileştirme: Önlemlerimizi risk değerlendirmeleri, denetimler, olay raporları ve yeni teknolojiler doğrultusunda düzenli olarak gözden geçiririz.
6. Verilerinizi Ne Kadar Süre Saklıyoruz
Kayıt Saklama süresi
Hasta tıbbi kayıtları Tedavinin bitiminden itibaren 20 yıl
Vefat eden hastaların kayıtları 30 yıl
Adli vaka kayıtları İlgili kanuni zamanaşımı süresi, en az 20 yıl
Güvenlik kamerası (CCTV) kayıtları Kayıt cihazının kapasitesine bağlı olarak en fazla 2 ay
Muhasebe, ticari ve online ödeme kayıtları 10 yıl
Tedaviye dönüşmeyen danışmanlık talepleri Son iletişimden itibaren 2 yıl
Her sürenin sonunda verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. İlgili Kişi Olarak Haklarınız (KVKK Madde 11)
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme ve silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
8. Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak, Türkçe ve aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:
• Kimliğinizi tevsik eden belgeyle şahsen veya noter aracılığıyla, İkitelli OSB Mah., Süleyman Demirel Bulvarı, Demirciler Sanayi Sitesi No: 4/1, İç Kapı No: 2, Başakşehir / İstanbul, Türkiye adresine yazılı olarak
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile [email protected] adresine
• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden, "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi" konu başlığıyla [email protected] adresine
Başvurunuzda ad soyadınız, imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için pasaport numarası ve uyruk), adresiniz, e-posta adresiniz veya telefon numaranız ve talebinizin açık açıklaması yer almalıdır.
Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Vitrin Clinic Çerez Politikası
Yürürlük tarihi: 22 Ekim 2026
1. Giriş ve Amaç
vitrinclinic.com; deneyiminizi iyileştirmek, sitenin performansını ölçmek ve ilgili içerik göstermek için çerezler, pikseller, yerel depolama ve benzeri teknolojiler kullanır. Bu politika, bu teknolojilerin ne olduğunu ve onları nasıl yönetebileceğinizi açıklar. Kişisel verilerinizin nasıl işlendiği yukarıdaki Aydınlatma Metni'nde açıklanmıştır.
2. Çerez Nedir?
Çerez, bir web sitesini ziyaret ettiğinizde tarayıcınıza kaydedilen küçük bir metin dosyasıdır. Sitenin düzgün çalışmasını, tercihlerinizin hatırlanmasını ve sitenin nasıl kullanıldığının ölçülmesini sağlar.
3. Kullandığımız Çerez Türleri
• A. Zorunlu çerezler: Sayfalar arasında gezinme, danışmanlık formu, online ödeme adımları ve çerez tercihlerinizin kaydedilmesi gibi, sitenin çalışması ve güvenliği için gereklidir. Pazarlama amacıyla kullanılmaz ve onay gerektirmez.
• B. Analitik ve performans çerezleri: Trafik kaynakları ve en çok ziyaret edilen sayfalar gibi bilgilerle, ziyaretçilerin siteyi nasıl kullandığını toplu veriler hâlinde gösterir. Google Analytics 4 kullanıyoruz. Yalnızca onayınızla çalışır.
• C. İşlevsel çerezler: Dil gibi tercihlerinizi hatırlar ve canlı destek veya WhatsApp penceresi gibi özellikleri çalıştırır. Yalnızca onayınızla çalışır.
• D. Hedefleme ve reklam çerezleri: Diğer web sitelerinde ve sosyal platformlarda size ilgili reklamlar gösterilmesine ve sonuçlarının ölçülmesine yardımcı olur. Meta Pixel, Google Ads ve TikTok Pixel kullanıyoruz. Yalnızca "Tümünü Kabul Et" seçeneğini seçmeniz veya "Tercihleri Yönet" bölümünden etkinleştirmeniz hâlinde çalışır.
4. Web Sitemizde Kullanılan Çerezler
Çerez Sağlayıcı Tür Süre Amaç
_ga Google Analytics Analitik 2 yıl Ziyaret istatistikleri için her ziyaretçiye benzersiz bir kimlik atar
ga<ID> Google Analytics Analitik 2 yıl Oturumunuzu takip eder
_fbp Meta Pazarlama 3 ay Reklam dönüşümlerini ölçer ve yeniden hedeflemeyi destekler
gclau Google Ads Pazarlama 3 ay Google Ads dönüşümlerini ölçer
_ttp TikTok Pazarlama 13 ay TikTok reklamlarının performansını ölçer
Çerez onay kaydı Vitrin Clinic Zorunlu 1 yıl Çerezleri kabul edip etmediğinizi hatırlar
NEXT_LOCALE Vitrin Clinic İşlevsel Oturum süresince Tercih ettiğiniz dili hatırlar
Analitik ve reklam çerezleriyle toplanan veriler, ilgili sağlayıcıların yurt dışındaki sunucularına aktarılabilir. Bu aktarım çerez onayınıza dayanır.
5. Çerez Tercihlerinizin Yönetimi
• Tümünü Kabul Et: tüm çerez türlerine izin verir.
• Tercihleri Yönet: analitik ve pazarlama çerezlerini ayrı ayrı açıp kapatmanızı sağlar.
• Reddet: yalnızca zorunlu çerezlere izin verir.
Tercihinizi dilediğiniz zaman her sayfanın altındaki "Çerez Ayarları" bağlantısından değiştirebilirsiniz.
Çerezleri tarayıcınızın ayarlarından da silebilir veya engelleyebilirsiniz: Chrome'da Ayarlar > Gizlilik ve güvenlik; Firefox'ta Ayarlar > Gizlilik ve Güvenlik; Safari'de Ayarlar > Gizlilik; Edge'de Ayarlar > Çerezler ve site izinleri. Zorunlu çerezleri engellemeniz hâlinde ödeme sayfası gibi bazı bölümler çalışmayabilir.
6. İletişim
Bu Çerez Politikası veya kişisel verilerinizle ilgili sorularınız için [email protected] adresine yazabilirsiniz.
